על חשיבות תיעוד שיחות הטלמרקטינג

אתם מקדישים סכום ניכר לפרסום ואיסוף לידים ולאחר מכן חוזרים אליהם. חלק מהעסקאות נסגרות באותו רגע ואחרות יסגרו בעתיד. בין תהליך השיחה הראשונית לסגירה, לקוחות רבים רוצים ללמוד עוד על השירותים והמוצרים שלכם ולקבל החלטה מושכלת. אך, האם אתם נמצאים שם כדי לענות על עוד שאלה אחת אחרונה שיכולה להיות ההבדל בין מכירה לליד אבוד? במאמר זה תגלו את החשיבות העצומה של תיעוד השיחות לתהליך המכירה.

שיחת טלמרקטינג – כל מילה שנאמרת חשובה

במהלך שיחת טלמרקטינג כל מילה שנאמרת חשובה מאד. אם הלקוח הביע את רצונו לקנות מוצר מסוים, ומוצרים נלווים בעתיד חשוב שיהיה בידכם התיעוד לכך. בנוסף, לעיתים הלקוח מציין כי הוא מתמודד עם קושי מסויים כרגע שמונע ממנו לבצע את הרכישה (כמו מעבר משרד, גירושין וסיבות נוספות), אך הוא ירצה לקנות בעתיד. הוא עשוי גם לציין באיזו נקודת זמן מצבו ישתנה, בעוד שבוע, חודש או שנה. כל הנתונים הללו יכולים לשמש את הטלפן בשיחות עתידיות שבהן יוכל להזכיר ללקוח את דבריו בשיחה, ולעודדו לרכוש בתקופה מתאימה יותר.

בתיעוד השיחות אפשר גם להוסיף נתונים אישיים על הלקוח שיהפכו את השיחה לחברית יותר. למשל, אם הלקוח הפוטנציאלי הזכיר כי הילד שלו מתחתן בחודש הבא, אפשר לשאול אותו לאחר חודש איך הייתה החתונה. אם אדם מרגיש שמתעניינים בו וזוכרים את הדברים שאמר הוא נוטה לחוש שהוא קרוב יותר לטלפן ולבנות אמון בו ובמותג.

איך אפשר לתעד את השיחות?

קיימות מגוון דרכים לתעד את השיחות. בעבר היו משתמשים בכרטיסיות נייר, אך אלה אינן יעילות ויוצרות בירוקרטיה מיותרת. אפשר להשתמש בתוכנות כמו אקסל או גוגל שיטס, ולייצר טבלה מסודרת של לקוחות לפי הסטטוס שלהם. בכל שורה ניתן לרשום את פרטי הלקוח, מספר הטלפון (או הווטצאפ) ותיעוד מפורט של הנאמר בשיחה.

חלק מהחברות משתמשות היום גם בתוכנות CRM שבהן יש כרטיס דיגיטלי לכל לקוח. לתוכנות אלה יתרון בולט בתחום תיעוד השיחות, אך הן עשויות לעכב מעט את הטלפן כאשר הוא נדרש להיכנס לכרטיס כל לקוח לקרוא את התיעוד מחדש בשיחות הפולואפ. כאשר מתעדים את השיחות עצמן חשוב לכתוב מתי לחזור ללקוח ולהמשיך את ההתקשרות. הערה זו צריכה להיות מודגשת ונגישה כדי שיהיה אפשר לחזור ללקוח.

ניתן גם לשלב את שתי השיטות ולהעניק לטלפן את האפשרות לעבוד על טבלת אקסל מהירה, לבצע את התיעוד ולאחר מכן להזין רק את פרטי הלקוחות הפוטנציאליים לתוכנת ה-CRM.

לסיכום, בכל פרויקט טלמרקטינג תמיד מומלץ לשמור על סדר, וליצור מקום נוח לכל טלפן לתעד את ההתקשרות עם הלקוח. ניתן לעשות זאת באמצעות טבלאות אקסל פשוטות המאפשרות חיוג מהיר לכל הרשימה או לבחור בתוכנת CRM מורכבת יותר עם כרטיס לקוח מפורט, המאפשרת ליצור תזכורות דינמיות ואקטיביות להתקשרות עם הלקוח. שיטה זו תקל על תהליך הפולואפ, עליו אפרט בהרחבה בפוסט הבא.